1. Pemutakhiran Data Satuan Pendidikan dan Peserta Didik
Satuan pendidikan melakukan pemutakhiran data peserta didik melalui aplikasi Verval PD, serta peserta didik atau orang tua/wali melakukan verifikasi data calon penerima ijazah pada Portal Ijazah. (Apabila terjadi perbedaan data nama pada ijzah SD dan SMP dengan data Dukcapil, orang tua siswa diminta memperbarui data di Dukcapil).
2. Daftar Nominasi Sementara (DNS)
Data yang telah dimutakhirkan serta memenuhi kriteria validitas utama sesuai ketentuan penerbitan ijazah akan masuk secara otomatis ke dalam DNS.
3. Penetapan Kelulusan PD
Satuan Pendidikan melakukan pemutakhiran status kelulusan peserta didik pada sistem dengan berpedoman pada SK Penetapan Kelulusan. SK disusun berdasarkan tata naskah dinas masing-masing satuan pendidikan tanpa adanya format baku tertentu dari sistem. SK wajib mencantumkan seluruh nama peserta didik, termasuk bagi yang masih berstatus residu. Perlu diperhatikan bahwa tidak tersedia mekanisme pembatalan ijazah yang diakibatkan kesalahan input nomor SK pada sistem. (Yang diinput di sistem hanya nomor SK saja)
4. Pengajuan Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak (SPTJM)
Satuan pendidikan wajib mengunggah SPTJM sebagai bentuk jaminan legalitas data. SPTJM ditandatangani oleh kepala satuan pendidikan di atas meterai secara fisik, kemudian dipindai untuk diunggah ke dalam sistem. Pengajuan SPTJM dapat dilakukan secara bertahap tanpa harus menunggu seluruh data peserta didik valid. Namun, perlu diperhatikan bahwa nomor SK Penetapan Kelulusan hanya diinput satu kali pada awal pengajuan. Oleh karena itu, setiap unggahan SPTJM berikutnya pada tahun ajaran yang sama akan secara otomatis menggunakan nomor SK yang sama.
5. Daftar Nominasi Tetap (DNT)
DNT ditetapkan setelah SPTJM disetujui oleh dinas pendidikan atau instansi berwenang. DNT menjadi dasar penerbitan Nomor Ijazah Nasional (NIN). Setelah DNT terbit, nomor SK Penetapan Kelulusan masih dapat diubah melalui akses dinas pendidikan atau instansi sesuai kewenangannya.
6. Penerbitan Draf Ijazah
Sistem menerbitkan Nomor Ijazah Nasional (NIN) dan menyediakan draf ijazah yang siap diproses untuk pengesahan. NIN diterbitkan paling lambat 3 (tiga) hari setelah DNT ditetapkan. (Transkrip nilai disiapkan oleh sekolah, dan dicetak pada halaman belakang ijzah).
7. Ijzah yang diterbitkan tidak perlu lagi dicap 3 jari, cukup tanda tangan kepala sekolah dicap basah.
8. Tanggal SK dan Ijazah berbebeda, tanggal ijazah sesuai arahan Dinas Provinsi. (Ijazah yang dicetak dikopi rangkap10 dan dilegalisir sebelum dibagikan kepada peserta didik.
