ANALISIS JABATAN (JOB ANALYSIS) ~ sekolahrumahku

Untuk bisa menerapkan motto The Right Man on The Right Place at The Right Time ada beberapa hal yang harus diketahui. Dari sudut perusahaan / instansi, unsur pertama yang harus diketahui adalah unsur Placenya, sebab perusahaan sebagai organisasi adalah wadah tempat manusia (man) bekerja. Tempat bekerja ini seringkali secara spesifik disebut sebagai Jabatan.

Seringkali timbul kesalahpahaman tentang pengertian jabatan ini. Jabatan kadang-kadang diartikan sebagai posisi atau pekerjaan, tanpa penjelasan lebih lanjut. Untuk memperoleh keseragaman mengenai pengertian istilah Jabatan ini, Departemen Tenaga Kerja Republik Indonesia telah memberikan penjelasan singkat mengenai arti dari beberapa istilah yang berkaitan dengan jabatan, yaitu :

Unsur, merupakan komponen yang paling kecil dari pekerjaan, misalnya memutar, menggosok, menarik, mengangkat, menekan, dan sebagainya.
Tugas, merupakan sekumpulan dari beberapa unsur pekerjaan. Tugas merupakan kegiatan fisik atau mental yang membentuk langkah- langkah wajar yang diperlukan dalam pelaksanaan kerja.
Kedudukan (posisi) merupakan sekumpulan tugas yang diberikan kepada seorang pegawai atau pekerja, yakni seluruh kewajiban dan tanggung jawab yang dibebankan kepada seorang pegawai atau pekerja. Jumlah kedudukan di dalam suatu perusahaan atau instansi adalah sama dengan jumlah pegawai atau pekerjanya.
Pekerjaan (occupation) merupakan sejumlah kedudukan (posisi) yang memiliki persamaan kewajiban atau tugas-tugas pokoknya. Dalam kegiatan analisis jabatan, satu pekerjaan dapat diduduki oleh satu orang atau beberapa orang yang tersebar di berbagai tempat.
Jabatan (job) merupakan sekumpulan pekerjaan yang berisi tugas-tugas yang sama atau berhubungan satu dengan yang lainnya dan pelaksanaannya meminta kecakapan, pengetahuan, keterampilan dan kemampuan yang juga sama meskipun tersebar di berbagai tempat.

Definisi

Mondy dan Noe (1993) mendefenisikan analisis jabatan sebagai suatu proses yang sistematik yang menentukan tugas, keterampilan dan pengetahuan sistematik yang diperlukan untuk melaksanakan sesuatu pekerjaan dalam sebuah organisasi.

Dessler (1992) mendefenisikan analisis jabatan sebagai suatu tata cara di mana kita menentukan tugas-tugas dan sifat sesuatu pekerjaan. Ia juga merupakan proses untuk menentukan jenis pekerjaan (dari segi skill dan pengalaman) yang akan dipilih untuk mengisi suatu pekerjaan.

Dari kedua defenisi tersebut dapat disimpulkan, Analisis Jabatan merujuk kepada suatu proses pengumpulan informasi atau fakta secara sistematik mengenai suatu pekerjaan.

Dalam konteks ini analisis jabatan membantu menentukan tugas yang akan dilaksanakan oleh seseorang pekerja sifat-sifat pekerjaan, bagaimana pekerja akan melaksanakannya, kapan pekerjaan akan dilaksanakan, keadaan pekerjaan dan bagaimana sikap pekerja dalam melaksanakannya. Data ini kemudian akan digunakan untuk menyusun uraian jabatan (job description) dan spesifikasi jabatan (job specification).

Kegunaan Analisa Jabatan

Dua tipe informasi manjemen yang dapat diperoleh dari suatu analisa jabatan, yaitu fungsi administratif dan maintenance (perawatan).

Fungsi administratif

Sebagai dasar untuk melakukan rekrutmen, seleksi, dan penempatan pegawai baru.
Sebagai dasar untuk merancang program pendidikan dan pelatihan yang dibutuhkan.
Sebagai dasar untuk melakukan penilaian dan standar hasil kerja.
Sebagai dasar untuk melakukan evaluasi jabatan.
Sebagai dasar untuk melakukan orientasi.

Fungsi Maintenence

Sebagai dasar di dalam pengembangan organisasi.
Sebagai dasar di dalam perencanaan tenaga kerja.
Sebagai dasar di dalam perencanaan karir.
Sebagai dasar di dalam konseling.

Pelaksanaan Analisis Jabatan

Analisis jabatan pada dasarnya adalah suatu proses pengumpulan, penelitian, penguraian data jabatan dengan tahapannya sebagai berikut:

Tahap persiapan dan perencanaan
Tahap pengumpulan data
Tahap pengolahan data

Selanjutnya setiap tahap pelaksanaan dijelaskan sbb:

1. Tahap Persiapan dan Perencanaan

Pada tahap ini beberapa kegiatan yang dilakukan adalah :

Penegasan kembali struktur organisasi yang akan menjadi pegangan bagi proses selanjutnya termasuk nama-nama jabatan dan tempatnya.
Inventarisasi jabatan yang ada di setiap unit kerja yang ada dan disusun berdasarkan hierarki dan diberi kode identifikasi.
Menetapkan metode pengumpulan data yang akan digunakan dan menyiapkan alat dan sarana yang diperlukan (misalnya formulir).
Membentuk team pelaksana analisis jabatan dan menjelaskan tentang metode pengumpulan dan pengolahan data yang akan digunakan.
Mengkomunikasikan tentang maksud dan tujuan analisis jabatan yang akan dilaksanakan kepada semua pihak (pimpinan dan karyawan perusahaan). Hal ini perlu dilakukan untuk menghindari terjadinya salah pengertian dan timbulnya persepsi dan harapan yang keliru.

2. Tahap Pengumpulan Data/Informasi

Informasi yang Diperlukan

Seperti telah dijelaskan bahwa analisis jabatan merupakan suatu proses pengumpulan informasi atau fakta secara sistematis mengenai suatu jabatan. Sehingga perlu diketahui informasi apa saja yang perlu dikumpulkan. Informasi yang penting dalam analisis jabatan antara lain :

Aktivitas Tugas. Secara umum, informasi utama yang perlu dicari dalam kegiatan analisis jabatan adalah aktivitas bagi suatu jabatan. Dalam konteks ini, informasi yang dicari ialah aktivitas sebenarnya yang meliputi kapan jabatan tersebut akan dilaksanakan, bagaimana dan kenapa jabatan tersebut perlu dilaksanakan dan sebagainya. Selain aktivitas jabatan, informasi lain yang perlu diketahui adalah prilaku manusia termasuk kegiatan panca indera (pergerakan mata, pendengaran dan sebagainya), komunikasi, pengambilan keputusan dan kegiatan fisik lainnya.
Mesin, Peralatan, Perlengkapan dan Alat Bantu. Informasi yang diperlukan berkaitan dengan produk yang dihasilkan, bahan-bahan yang diproses, mesin dan peralatan yang digunakan dan sebagainya.
Kondisi Jabatan. Informasi ini berkaitan dengan lingkungan fisik jabatan, jadwal kerja, lingkungan sosial dan sebagainya.
Kebutuhan Personil. Informasi ini berkaitan dengan persyaratan yang diperlukan untuk melaksanakan jabatan, termasuk dalam hal ini adalah tingkat pendidikan, pelatihan yang diperlukan, pengalaman kerja dan sebagainya.
Standard Kerja. Informasi mengenai standard minimum dari performance yang harus dilakukan.

2. Metode Pengumpulan Informasi / Data

Terdapat berbagai teknik yang dapat digunakan untuk mengumpulkan informasi berdasarkan tugas, tanggung jawab dan aktivitas dari jabatan. Terdapat beberapa metode pengumpulan informasi yang sering digunakan dalam analisis jabatan, yaitu :

Wawancara. Tiga jenis wawancara digunakan untuk mengumpulkan data analisis jabatan yaitu wawancara individual dengan masing-masing karyawan, wawancara kelompok dengan kelompok karyawan yang memiliki jabatan yang sama, dan wawancara dengan penyelia yang benar-benar mengetahui tentang jabatan yang dianalisis. Wawancara kelompok digunakan bila sejumlah besar karyawan menjalankan jabatan yang sama atau identik. Wawancara apapun yang akan digunakan, peserta wawancara hendaknya memahami alasan untuk wawancara, sehingga didapat informasi yang sebenarnya.
Kuesioner. Meminta karyawan mengisi kuesioner untuk menggambarkan tugas-tugas yang berkaitan dengan jabatan dan tanggung jawab mereka adalah salah satu cara lain untuk memperoleh informasi analisis jabatan. Hal utama yang perlu diperhatikan adalah struktur kuesioner dan pertanyaan apa saja yang harus dimasukkan. Kuesioner dapat dibuat secara terbuka atau tertutup, yang masing-masing mempunyai keuntungan dan kerugian. Kuesioner yang bersifat terbuka akan mendapatkan informasi secara detail tetapi membutuhkan waktu yang relatif cukup lama untuk mengolahnya. Sedangkan kuesioner tertutup lebih mudah mengolah jawaban, tetapi kurang informatif. Kuesioner merupakan suatu cara yang cepat dan efisien untuk memperoleh informasi dari sejumlah besar karyawan.
Observasi. Metode observasi dilakukan dengan mengamati secara langsung di tempat, bagaimana tugas jabatan dilaksanakan dan mencatatnya untuk diolah menjadi informasi. Metode observasi dapat mengungkapkan hal-hal yang tidak dapat diuraikan secara tertulis seperti kondisi kerja, arus kerja, proses, keterampilan yang dibutuhkan dan peralatan yang digunakan. Observasi tidak tepat bila jabatan itu memuat sejumlah kegiatan mental yang tidak dapat diukur, seperti profesional, eksekutif, perancang (rekayasawan). Observasi dan wawancara langsung sering digunakan bersama.
Buku Harian (Log Book). Pendekatan lain adalah dengan meminta karyawan membuat buku harian (diary / log book) atau daftar yang berisikan apa saja yang mereka lakukan sepanjang hari. Karyawan diminta untuk mencatat semua kegiatan yang dia terlibat didalamnya beserta dengan waktunya.
Kombinasi. Teknik lain yang dapat digunakan adalah dengan mengkombinasikan beberapa metode diatas sehingga didapat informasi yang lebih akurat.

3. Tahap Pengolahan Data / Informasi

Setelah proses pengumpulan informasi atau data selesai, dilakukan pengolahan data/informasi untuk menghasilkan :

Uraian tugas
Persyaratan jabatan
Rekomendasi bagi perencanaan tenaga kerja, keputusan perekrutan dan seleksi, penilaian kinerja, evaluasi jabatan yang berkaitan dengan pemberian kompensasi, kebutuhan pelatihan, sistem dan prosedur administrasi kepegawaian.

Secara diagramatis, sistem analisis jabatan dapat dilihat pada gambar 1 berikut :

Hasil Analisa Jabatan

Sebagaimana telah dijelaskan, hasil dari analisis jabatan berupa uraian jabatan (job description) dan spesifikasi jabatan (job specification).

Uraian Jabatan (Job Description)

Uraian jabatan adalah suatu persyaratan tertulis tentang apa yang sesungguhnya yang dilakukan oleh pemegang jabatan, bagaimana dia melakukannya, dan dalam kondisi apakah jabatan itu dijalankan. Informasi ini pada gilirannya digunakan untuk menjalankan jabatan secara memuaskan.
Tidak ada format standard yang harus digunakan dalam menulis suatu uraian jabatan, namun kebanyakan uraian jabatan memuat bagian-bagian tentang :

Identifikasi Jabatan. Identifikasi jabatan mengandung beberapa jenis informasi seperti, nama jabatan, status jabatan, kode jabatan, tanggal uraian jabatan, lokasi jabatan (dari segi pabrik/divisi dan departemen/bagian.

Ringkasan Jabatan. Menggambarkan sifat umum dari jabatan yang berisikan hanya fungsi dan kegiatan utamanya.

Hubungan, Tanggung Jawab, dan Kewajiban. Penetapan hubungan memperlihatkan hubungan pemegang jabatan dengan yang lain di dalam dan di luar organisasi (melaporkan kepada, menyelia bekerja dengan, perusahaan luar). Tanggung jawab dan kewajiban menggambarkan daftar yang dirinci tentang tanggung jawab dan kewajiban sebenarnya dari jabatan.

Wewenang dari Pemegang Jabatan. Bagian ini akan menentukan batas-batas wewenang pemegang jabatan, termasuk wewenang pengambilan keputusannya, supervisi langsung dari personil yang lain dan batas-batas penganggaran.

Standar Kinerja. Bagian ini menetapkan standard-standard yang diharapkan bisa dicapai oleh karyawan dalam masing-masing tugas dan tanggung jawab utama dari uraian jabatan.

Kondisi Kerja. Uraian jabatan juga akan mendaftarkan kondisi kerja umum yang tercakup pada jabatan, misalnya tingkat kebisingan, kondisi yang berbahaya, temperatur ruangan, pencahayaan dan sebagainya.

2. Spesifikasi Jabatan (Job Specification)

Spesifikasi jabatan adalah persyaratan jabatan minimal yang harus dipenuhi oleh orang yang menduduki suatu jabatan, agar ia dapat melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik. Spesifikasi jabatan ini dapat disusun secara bersama-sama dengan uraian jabatan, tetapi dapat juga disusun secara terpisah.

Sekian dan terima kasih