PERENCANAAN SDM

Keberhasilan suatu organisasi ditentukan oleh pimpinan dan sumber daya manusia (SDM). Dalam situasi riil, para manajer cenderung senang dengan karyawan yang mau menerima semua jenis pekerjaan, sehingga beban kerja diberikan secara berlebihan. Tipe manajer seperti ini biasanya adalah tipe cari aman. Mereka kurang menyadari bahwa beban kerja berlebihan dapat menimbulkan stres kerja. Sres kerja dapat menumbuhkan sikap apatis (tidak peduli), karena lama-kelamaan karyawan akan merasa diperlakukan tidak adil karena banyaknya beban kerja yang diberikan padanya, sementara karyawan lain tidak demikian.

Perencanaan SDM

George Milkovich dan Paul C. Nystrom (Dale Yoder, 1981:173): “Perencanaan Manajemen Sumber Daya Manusia adalah proses peramalan, pengembangan, pengimplementasian dan pengontrolan yang menjamin perusahaan mempunyai kesesuaian jumlah pegawai, penempatan pegawai secara benar, waktu yang tepat, yang secara otomatis lebih bermanfaat”.

Agus Sunyoto (2008, 19): “Perencanaan Manajemen Sumber Daya Manusia adalah sekumpulan kegiatan yang di lakukan untuk mengantisipasi usaha yang akan datang dan permintaan lingkungan pada organisasi dan untuk memenuhi kebutuhan Sdm yang di ciptakan oleh keadaan”.

Manfaat perencanaan SDM secara umum adalah sebagai berikut:

1. Meningkatkan efektivitas dan efisiensi pendayagunaan SDM.
2. Menyelaraskan aktivitas SDM berdasarkan potensi.
3. Meningkatkan kecermatan dan penghematan pembiayaan dalam melaksanakan rekruitmen dan seleksi.
4. Mendorong usaha menciptakan dan menyempurnakan Sistem Informasi SDM.

Secara khusus mendorong perilaku prpoaktif dalam perencanaan SDM.

Proses Perencanaan SDM

Perencanaan SDM merupakan proses analisis dan identifikasi tersedianya kebutuhan akan sumber daya manusia sehingga organisasi tersebut dapat mencapai tujuannya. Proses perencanaan SDM dilakukan dengan menganalisis kepentingan perencanaan SDM:

1. Kepentingan Individu;
2. Kepentingan Organisasi; dan
3. Kepentingan Nasional.

Proses/Fungsi Penyusunan Personalia

Syarat-syarat Perencanaan Sumber Daya Manusia:

1. Harus mengetahui secara jelas masalah yang akan direncanakannya.
2. Harus mampu mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang Sumber Daya Manusia.
3. Harus mempunyai pengalaman luas tentang job analysis, organisasi dan situasi persediaan    Sumber Daya Manusia.
4. Harus mampu membaca situasi Sumber Daya Manusia masa kini dan masa mendatang.
5. Mampu memperkirakan peningkatan Sumber Daya Manusia dan teknologi masa depan.
6. Mengetahui secara luas peraturan dan kebijaksanaan perburuhan pemerintah.

Komponen yang perlu diperhatikan dalam perencanaan SDM, yaitu:

1. Tujuan 

Perencanaan SDM harus mempunyai tujuan yang berdasarkan kepentingan individu, organisasi dan kepentingan nasional. Tujuan perencanaan SDM adalah menghubungkan SDM yang ada untuk kebutuhan perusahaan pada masa yang akan datang untuk menghindari mismanajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas.

   2.   Perencanaan Organisasi 

Perencanaan Organisasi merupakan aktivitas yang dilakukan perusahaan untuk mengadakan perubahan yang positif bagi perkembangan organisasi.Peramalan SDM dipengaruhi secara drastis oleh tingkat produksi.Tingkat produksi dari perusahaan penyedia (suplier) maupun pesaing dapat juga berpengaruh. Meramalkan SDM, perlu memperhitungkan perubahan teknologi, kondisi permintaan dan penawaran, dan perencanaan karier.

Tiga hal penting perencanaan yang harus dilakukan:

1. Perencanaan strategi (strategic planning) yang bertujuan untuk mempertahankan kelangsungan organisasi dalam lingkungan persaingan.
2. Perencanaan opersional (operational planning), yang menunjukkan kebutuhan dan permintaan sumberdaya manusia. 
3. Perencanaan sumber daya manusia (human resources planning), yang digunakan untuk memprediksi kualitas dan kuantitas kebutuhan sumber daya manusia dalam jangka pendek dan jangka panjang yang menggabungkan program pengembangan dan kebijaksanaan sumberdaya manusia (SDM). 

Sistem Informasi SDM adalah informasi yang terintegritas mengenai kondisi SDM dari masa lalu, sekarang dan prediksi kedepan dalam suatu organisasi. Pengelolaan Sistem Informasi SDM bertujuan untuk:

1. Menetapkan persediaan SDM;
2. Memprediksi kebutuhan SDM;
3. Penilaian prestasi kerja SDM untuk merancang: (1) promosi; (2) demosi; dan (3)mutasi;
4. Penyelesaian konflik, pelimpahan wewenang dan  tanggungjawab.

Model SI-SDM

Sumber Data Dalam Sistem Informasi SDM

1. Data formal:

• Formulir lamaran
• Hasil test
• Hasil Audit SDM
• Hasil penilaian kinerja

     2.  Data Informal:

• Hasil pencatatan insedential
• Data dari sumber-sumber yang dipercaya

Faktor-Faktor Pembentuk Permintaan Sumber Daya Manusia

Prediksi permintaan (demand) SDM berdasarkan:

1. Permintaan SDM bersifat objektif bukan berdasarkan ketidakmampuan memberdayakan.
2. Permintaan SDM berdasarkan efektivitas dan efisiensi untuk mendukung produktivitas.
3. Kuantitas yang berlebihan tetapi tidak meningkatkan produktivitas bisa dilakukan dengan pengembangan SDM, pembinaan SDM, motivasi kerja, dsb.
4. Membuat prediksi kebutuhan tenaga kerja yang tepat dengan analisis ratio kebutuhan tenaga kerja.

Faktor Internal Permintaan SDM

1. Rencana strategik dan operasional organisasi;
2. Proyeksi laba rugi;
3. Pembiayaan SDM;
4. Ekspansi usaha;
5. Desain organisasi dan desain pekerjaan; dan
6. Upaya-upaya pengembangan SDM sudah  tidak memungkinkan lagi.

Faktor Eksternal

1. Perkembangan dan perubahan iklim perekonomian;
2. Sosial, politik dan hukum;
3. Teknologi; dan
4. Pesaing.

Procurement/ Pengadaan Tenaga Kerja

Faktor-Fakator yang Mempengaruhi Keputusan Perencanaan SDM

1. Lingkungan Eksternal

Perubahan-perubahan lingkungan sulit  diprediksi dalam jangka pendek dan kadang-kadang tidak mungkin diperkirakan dalam jangka panjang:

1. Perkembangan ekonomi mempunyai pengaruh yang besar tetapi sulit diestimasi. Sebagai contoh tingkat inflasi, pengangguran dan tingkat bunga sering merupakan faktor penentu kondisi bisnis yang dihadapi perusahaan.
2. Kondisi sosial-politik-hukum mempunyai implikasi pada perencanaan sumber daya manusia melalui berbagai peraturan di bidang personalia, perubahan sikap dan tingkah laku, dan sebagainya.
3. Sedangkan perubahan-perubahan teknologi sekarang ini tidak hanya sulit diramal tetapi juga sulit dinilai. Perkembangan komputer secara dasyat merupakan contoh jelas bagaimana perubahan teknologi menimbulkan gejolak sumber daya manusia.
4. Para pesaing merupakan suatu tantangan eksternal lainnya yang akan mempengaruhi permintaan sumber daya manusia organisasi. Sebagai contoh, “pembajakan” manajer akan memaksa perusahaan untuk selalu menyiapkan penggantinya melalui antisipasi dalam perencanaan sumber daya manusia.

2. Keputusan-keputusan Organisasional

Berbagai keputusan pokok organisasional mempengaruhi permintaan sumber daya manusia:

1. Rencana strategis perusahaan adalah keputusan yang paling berpengaruh. Ini mengikat perusahaan dalam jangka panjang untuk mencapai sasaran-sasaran seperti tingkat pertumbuhan, produk baru, atau segmen pasar baru. Sasaran-sasaran tersebut menentukan jumlah dan kualitas karyawan yang dibutuhkan di waktu yang akan datang.
2. Dalam jangka pendek, para perencana menterjemahkan rencana-rencana strategi menjadi operasional dalam bentuk anggaran. Besarnya anggaran adalah pengaruh jangka pendek yang paling berarti pada kebutuhan sumber daya manusia.
3. Forecast penjualan dan produksi meskipun tidak setepat anggaran juga menyebabkan perubahan kebutuhan personalia jangka pendek.
4. Perluasan usaha berarti kebutuhan sumber daya manusia baru.
5. Begitu juga, reorganisasi atau perancangan kembali pekerjaan-pekerjaan dapat secara radikal merubah kebutuhan dan memerlukan berbagai tingkat ketrampilan yang berbeda dari para karyawan di masa mendatang.

3. Faktor-faktor Persediaan Karyawan

Permintaan sumber daya manusia dimodifakasi oleh kegiatan-kegiatan karyawan.Pensiun, permohonan berhenti, terminasi, dan kematian semuanya menaikkan kebutuhan personalia. Data masa lalu tentang faktor-faktor tersebut dan trend perkembangannya bisa berfungsi sebagai pedoman perencanaan yang akurat.

Kendala-Kendala Perencanaan Manajemen Sumber Daya Manusia:

1. Standar kemampuan Sumber Daya Manusia

Standar kemampuan Sumber Daya Manusia yang pasti belum ada, akibatnya informasi kemampuan Sumber Daya Manusia hanya berdasarkan ramalan-ramalan (prediksi) saja yang sifatnya subjektif. Hal ini menjadi kendala yang serius dalam Perencanaan Sumber Daya Manusia untuk menghitung potensi Sumber Daya Manusia secara pasti.

     2.  Manusia (Sumber Daya Manusia) Mahluk Hidup

Manusia sebagai mahluk hidup tidak dapat dikuasai sepenuhnya seperti mesin. Hal ini menjadi kendala Perencanaan Sumber Daya Manusia, karena itu sulit memperhitungkan segala sesuatunya dalam rencana. Misalnya, ia mampu tapi kurang mau melepaskan kemampuannya.

      3. Situasi Sumber Daya Manusia

Persediaan, mutu, dan penyebaran penduduk yang kurang mendukung kebutuhan Sumber Daya Manusia perusahaan. Hal ini menjadi kendala proses Perencanaan Sumber Daya Manusia yang baik dan benar.

      4. Kebijaksanaan Perburuhan Pemerintah

Kebijaksanaan perburuhan pemerintah, seperti kompensasi, jenis kelamin, WNA, dan kendala lain dalam Perencanaan Sumber Daya Manusia untuk membuat rencana yang baik dan tepat.

Model Perencanaa SDM

Implementasi Strategi Perencanaan SDM

Menurut Robbins & Coulter (2010:213) strategi berhubungan dengan masa depan dimana organisasi berencana bagaimana akan melakukan:

1. Apa yang perlu dikerjakan dalam organisasi
2. Bagaimana mereka akan menghadapi dan menang dalam persaingan
3. Bagaimana perusahaan menarik serta memuaskan pelanggan agar dapat mencapai tujuan”. Strategi menyediakan jawaban-jawaban terhadap pertanyaan:

• Peluang apa yang tersedia pada saat ini dan pada masa depan yang dapat terlihat oleh kita?
• Tantangan apa yang kita hadapi dari pesaing kita, lembaga yang mengeluarkan peraturan, perubahan teknologi atau perubahan preferensi pelanggan?
• Apa kekuatan keunikan internal kita dan bagaimana kita mengangkat mereka dalam membangun keunggulan kompetitif?
• Apa kelemahan kita dan bagaimana kita dapat memperbaruinya?

Share: